Cada vez está más extendido el uso del cuadro de mando integral (CMI), también conocido con su nombre original, Balanced Scorecard (BSC). Esta herramienta fue creada por los Doctores Kaplan y Norton de la Universidad de Harvard en el año 1992 y hoy en día se implementa en numerosas empresas a nivel mundial. Si buscamos “Cuadro de Mando Integral” en Google.es aparecen 357.000 entradas, fuerte indicador de su éxito actual.
Wikipedia lo define como un sistema de administración o sistema administrativo (management system), que va más allá de la perspectiva financiera con la que los gerentes acostumbran evaluar la marcha de una empresa.
Asimismo, define de una manera precisa cuáles son sus beneficios, entre los que se destaca:
En síntesis, tener el control de cómo está funcionando la empresa desde un punto de vista estratégico.
La lectura de los libros de Kaplan y Norton, así como de los diversos blogs donde expertos en la materia hablan acerca de las ventajas del Cuadro de Mando, pueden propiciar que un director o un empresario quiera poner en marcha esta herramienta. La pregunta que surge a continuación es ¿Estamos en disposición de implementarla? ¿Por dónde empezamos?
En este post quiero reflexionar sobre las cuestiones preliminares que habría que plantearse antes de poner en marcha un proyecto de estas características.
1. ¿Tengo clara mi estrategia?
La mayoría de los directivos y dueños de empresas contestarán que sí. A veces no está formalmente escrita, es decir, no existe un plan estratégico, puesto que el directivo en general tiene la estrategia bastante clara, aunque sea de forma tácita.
CMI necesita tener tanto los indicadores clave de negocio a monitorizar, como cuáles son los objetivos de éstos. El formalizar la estrategia mediante un plan o documento que ponga en negro sobre blanco la estrategia, suele ser de gran ayuda a la hora de abordar un Cuadro de Mando Integral.
Si una empresa no tiene definida su estrategia, no tiene sentido poner en marcha un Cuadro de Mando Integral hasta que no se clarifique
2. Una vez creado un plan estratégico, ¿Lo puedo utilizar para mi CMI?
La respuesta debería ser afirmativa, pero la realidad es que cuando se plantea la implementación de un plan estratégico, muchas veces se reformulan algunos elementos del plan vigente. Con el enfoque CMI en perspectiva, se pueden abordar temas que se pasaron por alto en el plan estratégico pero de gran valor para la estrategia.
En conclusión, el Cuadro de Mando Integral nos ayudará a mejorar el plan estratégico actual o, en el peor de los casos, darnos cuenta de que el plan estratégico ya no está vigente y conviene hacer uno nuevo.
3. Y si no tengo plan estratégico ….¿Tengo que hacer antes un plan estratégico?
Puede ser una opción, se realiza el plan estratégico y después se incluye el modelo de CMI para usarlo en la implementación y seguimiento de la estrategia. Otra opción es usar el cuadro de mando desde la formulación de la estrategia, es decir, aprovecharlo como guía para poner encima de la mesa todos los elementos que en definitiva forman la estrategia de la empresa: recursos internos, procesos, clientes y financiación.
4. ¿Tengo que comprar un software? ¿Necesito invertir en Business Intelligence (BI)?
La mayoría de las empresas pueden organizarse con un Excel, en la encuesta de 2GC en Reino Unido, el 39 % de las empresas implementan BSC con Office. Puede ser un buen comienzo para empresas pequeñas y medianas. Si bien es cierto que cuanto más grande sea la empresa y más dispersa, el uso de tecnología ayuda a la comunicación y actualización de los indicadores clave de negocio (KPI’s).
No obstante, un CMI no es un proceso especialmente complejo desde el punto de vista tecnológico. Se puede utilizar la solución BI de la empresa (si la tiene), se puede contratar un informático que desarrolle algo a medida (no serán muchas horas de desarrollo) o se puede adquirir un software de bajo coste. Todo ello irá en función del alcance del proyecto, es decir, se puede ir más allá del puro CMI a través de la inclusión de indicadores de negocio operativos, gráficos más complejos, acceso desde distintos dispositivos etc
5. ¿Necesito contratar a una empresa, un consultor externo o lo puedo hacer internamente?
Lo que se requiere es personal que conozca la metodología y tenga habilidades para plantearla dentro de la organización, que disponga de aptitudes para entrevistar y obtener colaboración de los directivos, etc. No obstante, el consultor externo aporta un valor añadido debido a su visión externa y su experiencia en otras organizaciones. Quizás un equipo mixto puede ser la mejor solución.
Siempre es necesario dedicarle tiempo de trabajo, tanto de los directores, como de los implementadores. De nada sirve un Cuadro de Mando Integral con indicadores que no reflejan la estrategia de la empresa o con los que los directivos no se sienten identificados. Tenemos que tener claro que no es un problema técnico en primera estancia, no se necesita un informático como eje central de este desarrollo, sino un perfil más estratégico y orientado a la organización empresarial. Cuando se plantea como una cuestión tecnológica raramente llegará a buen puerto.
En conclusión, antes de poner en marcha un Cuadro de Mando Integral, es necesario que el directivo de la empresa verifique las cuestiones planteadas y así evitar posibles frustraciones, grandes inversiones sin retorno en la inversión o desconcierto organizativo.
Licenciado en Estadística, Postgrado en Dirección de Empresas y Master en Investigación de Empresas, Marketing y Contabilidad. Ha trabajado durante casi 20 años en consultoría en estrategia, Business Intelligence y Cuadros de Mando. Es profesor de Dirección Estratégica en la Universidad Complutense de Madrid